Règlement intérieur de l'association

Introduction

Ce règlement intérieur complète les statuts en précisant les modalités de fonctionnement de l’association.

Il est, au même titre que les statuts, opposable à tous les adhérents, qui en signant leur bulletin d’adhésion ou de ré-adhésion, l’acceptent formellement et s’engagent à le respecter.

Il sera publié sur le site internet de l’association et sera adressé sous la forme papier à toute personne qui en fera la demande écrite.

Article 1 - Adhésion

On devient membre de Corsica Genealugia en signant un bulletin d’adhésion et en payant une cotisation. Il est attribué à chaque nouveau membre une carte de l’association et un numéro d’adhérent.

La cotisation couvre l’année civile (1er janvier au 31 décembre). Toutefois toute adhésion formulée après le 1er novembre vaut pour la fin de l’année en cours et l’année suivante.

Pour rester adhérent, il faut payer la cotisation annuelle. Ce renouvellement sera matérialisé par apposition sur la carte d’adhérent de la vignette annuelle.

La période de renouvellement d’adhésion débute le 1er janvier et est close le 28 février, passé cette date, l’adhérent est radié de l’association.

Article 2 – Assemblée générale

Les adhérents sont convoqués aux assemblées générales (ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE)) par courrier électronique, et par courrier postal pour ceux qui ne possèdent pas d’adresse mail, adressé 30 jours au minimum avant la date prévue de l’assemblée.

Un adhérent ne pouvant assister personnellement à une AG peut se faire représenter. La convocation est accompagnée d’un formulaire de pouvoir. Ce pouvoir rempli et signé est remis à un adhérent de son choix. Il peut également adresser un pouvoir « en blanc (sans nom de bénéficiaire) » par voie électronique ou postal au minimum 7 jours avant la date de l’AG. Les pouvoirs « en blanc  » sont répartis entre les membres du CA.

Un adhérent peut poser, par écrit, des questions pour qu’il lui soit donné réponse au cours de l’AG. Ces questions doivent être adressées au CA, par courriel ou voie postale ; au moins quinze jours avant le début de l’AG.

Le compte-rendu de l’AG est rédigé par le secrétaire de l’association, approuvé par le conseil d’administration et enfin signé par le président et le secrétaire.

Article 3 – Conseil d’administration.

Le conseil d’administration se réunit par voie électronique. L’ordre du jour est défini par le président sur proposition des administrateurs.

Tous les documents à étudier sont transmis par voie électronique aux membres du conseil d’administration qui doivent disposer de 8 jours au moins pour les étudier. Une procédure dite « de silence » est adoptée c'est-à-dire qu’une absence de réponse équivaut à l’approbation du document proposé.

Chaque réunion du CA fait l’objet d’un compte-rendu signé par le président et le secrétaire de l’association

Article 4 – Bureau

Le président peut réunir le bureau à chaque fois que de besoin. Le président est le représentant légal de Corsica Genealugia ; il représente donc l’association dans tous les actes de la vie civile. Il a qualité pour ester en justice et assure la communication de Corsica Genealugia.

Le trésorier est chargé de toutes les opérations comptables et financières. Il suit la trésorerie, établit le bilan, le résultat de compte annuel et le budget prévisionnel qu’il soumet à l’AGO.

Le secrétaire est charge de rédiger les comptes-rendus des AG et des réunions du CA. Il élabore, en liaison avec le président, le compte-rendu d’activités.

Article 5 – Site Internet

La publication des travaux de dépouillement réalisés par les membres de Corsica Genealugia est essentielle pour contribuer à la poursuite des buts de Corsica Genealugia.

Pour mettre en valeur, faire connaitre et partager ces travaux, Corsica Genealugia dispose donc d’un site internet.

La présentation et le contenu du site de Corsica Genealugia sont définis par le CA et susceptibles de varier à tout moment. Il est mis en forme et à jour par un ou plusieurs adhérents bénévoles et techniquement compétents. En cas d’insuffisance ou d’absence de bénévolat, ce travail pourra être confié à un tiers rémunéré.

Le site comprend deux zones ; l’une accessible à toute personne connectée à Internet, l’autre appelée « espace adhérents » est réservée aux seuls adhérents qui y accèdent grâce à un identifiant et un mot de passe.

L’« espace adhérents » contient une base de données basée sur le logiciel Expoactes et alimentée par les adhérents. Les données sont enregistrées à leur nom et ils peuvent à tout moment les retirer du site de l’association.

La définition de la consultation des informations figurant dans la base de données Expoactes est fixée par la CA.

A terme, ce site contiendra un espace de consultation des photos du fond de l’association.

Article 6 – Forum de discussion et d’entraide

Un forum de discussion et d’entraide est un espace de communication et d’entraide qui utilise la messagerie sur Internet. Corsica Genealugia s’appuie sur un groupe déjà existant appelé cgwcorse. Ce forum est surveillé par un modérateur qui veille au bon fonctionnement du groupe.

Article 7 – Permanence

Les administrateurs, éventuellement aidés par un ou plusieurs adhérents, assurent des permanences pour répondre aux questions des généalogistes amateurs adhérents ou non à Corsica Genealugia.

Les lieux où se tiennent ces permanences et leur planning sont publiés sur la page Facebook de l’association « Recherches généalogiques en Corse ».

Article 8 – Relation avec les associations

Corsica Genealugia est membre de la Fédération Française de Généalogie. A ce titre, elle participe aux assemblées et manifestations organisées par la Fédération. Si le président ne peut y participer, il demande à un membre du CA de représenter l’association.